GEPP pour PME : les étapes clés de la mise en place

Imaginez une PME où chaque collaborateur évolue en parfaite harmonie avec les objectifs de l’entreprise, où les compétences s’alignent naturellement sur les besoins du marché, et où le turnover devient un lointain souvenir. Ce n’est pas un rêve inaccessible, mais le résultat concret d’une Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels (GEPP) bien menée. Longtemps considérée comme l’apanage des grands groupes, la GEPP s’impose aujourd’hui comme un outil stratégique incontournable pour les PME désireuses de libérer tout leur potentiel.

Ce guide pratique vous accompagnera à travers les étapes clés de la mise en place d’une GEPP efficace au sein de votre PME. Que vous soyez dirigeant, responsable RH ou manager d’une petite structure, vous découvrirez comment :

Comprendre les enjeux et les bénéfices de la GEPP pour votre PME
Évaluer la situation actuelle de votre entreprise en termes de compétences et d’emplois
Définir une stratégie GEPP alignée sur vos objectifs d’entreprise
Mettre en œuvre des outils et des processus adaptés à votre taille et à vos ressources
Impliquer vos collaborateurs et suivre l’efficacité de votre démarche

En suivant ce guide étape par étape, vous serez en mesure de construire une GEPP sur mesure, qui vous permettra non seulement d’anticiper les évolutions de votre secteur, mais aussi de valoriser et de développer les talents au sein de votre organisation. Prêt à transformer votre approche RH et à donner un nouvel élan à votre PME ? Plongeons dans les détails de cette démarche stratégique !

1. La GEPP : plus qu’un sigle barbant, votre nouveau super-pouvoir

Alors, vous pensiez que la GEPP était réservée aux grands groupes qui ont des services RH plus grands que votre open space ? Détrompez-vous, petits scarabées de l’entrepreneuriat ! La GEPP, c’est comme un couteau suisse pour votre PME : multifonction, indispensable, et capable de vous sortir de situations plus épineuses qu’une réunion avec vos actionnaires un lendemain de fête.

1.1 Pourquoi vous ne pouvez plus ignorer la GEPP (sauf si vous aimez vivre dangereusement)

Imaginez un instant que votre PME est un petit navire voguant sur les eaux tumultueuses du marché. La GEPP, c’est votre carte au trésor, votre boussole, et votre longue-vue, le tout en un. Sans elle, vous naviguez à vue, et on sait tous comment ça se termine dans les films de pirates (indice : pas bien).

Anticipation des besoins : fini le temps où vous recrutiez dans la panique parce que votre meilleur élément est parti élever des chèvres dans le Larzac. La GEPP vous aide à voir venir les coups.
Optimisation des ressources : parce que gaspiller le talent de vos employés, c’est comme utiliser un smartphone dernier cri uniquement pour jouer à Snake.
Adaptation au marché : le monde change plus vite qu’un influenceur ne change de tenue. La GEPP vous aide à rester dans la course sans vous essouffler.

1.2 Les bénéfices cachés (mais juteux) de la GEPP

Vous pensez que la GEPP, c’est juste bon pour remplir des tableaux Excel et faire joli dans les rapports annuels ? Que nenni ! Voici quelques pépites que vous allez déterrer :

Fidélisation des talents : parce que perdre vos meilleurs éléments, c’est comme laisser s’échapper l’air de vos pneus. Lentement mais sûrement, vous allez vous retrouver à plat.
Montée en compétences : transformez vos collaborateurs en super-héros de leur domaine. Capés en option, mais efficaces garanti.
Amélioration de la performance : quand chacun sait où il va et comment y aller, c’est toute l’entreprise qui décolle. Et ça, c’est plus grisant qu’un tour de montagnes russes.
Réduction des coûts : moins de turnover, moins de recrutements dans l’urgence, moins de formations inadaptées. Votre comptable va vous embrasser (métaphoriquement, on l’espère).
Culture d’entreprise boostée : une GEPP bien menée, c’est comme un bon repas partagé : ça crée des liens et ça donne envie de revenir.

1.3 GEPP vs GPEC : le duel des acronymes

« Mais attendez, » me direz-vous, « j’avais entendu parler de GPEC, pas de GEPP ! » Ah, cher lecteur à l’œil acéré, vous avez raison ! La GEPP, c’est la GPEC qui a fait un lifting. Comme quand votre oncle Robert s’est mis aux réseaux sociaux : même contenu, emballage plus sexy.

GPEC : Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences. Ça sonne comme le titre d’un mémoire de master que personne ne lira.
GEPP : Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels. Plus dynamique, plus orienté carrière. Comme si on avait mis la GPEC au club de gym.

Au final, que vous l’appeliez GEPP, GPEC, ou « ce-truc-RH-qui-va-nous-sauver-la-mise », l’important c’est de s’y mettre. Parce que dans le monde impitoyable des PME, avoir une GEPP efficace, c’est comme avoir un GPS dans le désert : ça ne garantit pas le succès, mais ça augmente sacrément vos chances de ne pas finir en pâture aux vautours du marché.

2. Faire l’état des lieux : ou comment ausculter votre PME sans stéthoscope

Vous y êtes ! Vous avez décidé de vous lancer dans l’aventure GEPP. Première étape : l’état des lieux. Ne vous inquiétez pas, ce n’est pas aussi effrayant que de regarder votre relevé bancaire après les fêtes. Voyons comment disséquer votre PME sans faire pleurer personne (ou presque).

2.1 Cartographie des compétences : à la recherche des trésors cachés

Imaginez que votre entreprise est une île au trésor. Vos employés sont les coffres remplis de compétences précieuses. Votre mission, si vous l’acceptez, est de dresser la carte de ces trésors.

L’inventaire des talents : listez toutes les compétences de vos collaborateurs. Oui, même celles de Paul qui sait faire tenir un crayon sur son nez pendant 10 minutes. On ne sait jamais, ça pourrait servir.
Les compétences fantômes : cherchez les skills cachés. Peut-être que votre comptable est secrètement un as du design graphique ? Ou que votre stagiaire parle couramment le klingon ? Ces pépites pourraient changer la donne.
L’échelle de maîtrise : de « novice absolu » à « Jedi de la compétence », classez chaque skill. C’est comme noter des copies, mais sans les larmes (les vôtres ou les leurs).

2.2 Analyse des postes : ou comment découvrir que personne ne fait vraiment ce qui est écrit dans sa fiche de poste

Ah, les fiches de poste ! Ces documents mythiques que personne ne lit après la signature du contrat. Il est temps de les dépoussiérer.

La réalité vs la théorie : comparez ce que font réellement vos employés avec ce qui est écrit. Spoiler alert : ça va rarement correspondre à 100%.
Les zones grises : repérez les tâches qui tombent entre deux chaises. Qui s’occupe vraiment de vider le lave-vaisselle de la cuisine ? Mystère et boule de gomme.
Les doublons et les vides : identifiez les tâches que tout le monde fait (comme procrastiner sur les réseaux sociaux) et celles que personne ne fait (comme mettre à jour le manuel des procédures de 1998).

2.3 Pyramide des âges : ou comment réaliser que votre PME n’est pas à l’abri d’une crise de la quarantaine

Non, ce n’est pas pour organiser la plus grande fête d’anniversaire de l’histoire. C’est pour anticiper les départs à la retraite et les crises existentielles professionnelles.

Le papy-boom : repérez les futurs retraités. Il serait dommage qu’ils partent avec tout le savoir de l’entreprise dans leurs valises.
La relève : identifiez les jeunes pousses. Qui pourrait prendre la relève de Gérard, le gourou du service client ?
L’équilibre des forces : assurez-vous d’avoir un mix générationnel. Trop de millennials et personne ne saura utiliser le fax. Trop de baby-boomers et votre page Facebook ressemblera à un album photo de chat.

2.4 Analyse des flux : ou comment comprendre pourquoi votre turnover ressemble aux montagnes russes

C’est l’heure de jouer au détective des RH. Pourquoi les gens viennent, pourquoi ils partent, et pourquoi certains restent malgré la machine à café capricieuse.

Les arrivées : analysez vos recrutements récents. Si vous embauchez plus souvent qu’un hypermarché en période de Noël, il y a peut-être un problème.
Les départs : comprenez pourquoi les gens partent. Et non, « pour échapper à vos blagues » n’est pas une raison valable (enfin, pas officiellement).
Les mouvements internes : observez comment les gens bougent dans l’entreprise. Si c’est plus statique qu’une partie d’échecs entre deux statues, il est temps de secouer tout ça.

2.5 Le grand final : la matrice SWOT (ou comment impressionner en réunion)

Rassemblez toutes ces infos dans une belle matrice SWOT. C’est comme faire un selfie de votre entreprise, mais en plus professionnel.

Forces (Strengths) : ce que vous faites mieux que la concurrence. Par exemple, votre capacité à organiser des apéros d’entreprise mémorables.
Faiblesses (Weaknesses) : les points à améliorer. Comme le fait que personne ne sache utiliser le nouveau logiciel de facturation.
Opportunités (Opportunities) : les possibilités d’évolution. Peut-être que le marché a besoin de votre expertise en gifs de chats ?
Menaces (Threats) : les dangers qui guettent. Comme le fait que votre concurrent vient d’embaucher un ninja du marketing digital.

3. Définir votre stratégie GEPP : ou comment jongler avec vos objectifs sans faire tomber de balles

Maintenant que vous avez disséqué votre PME comme un pro, il est temps de passer aux choses sérieuses : définir votre stratégie GEPP. Ne vous inquiétez pas, c’est moins compliqué que d’expliquer à votre grand-mère comment fonctionne TikTok.

3.1 Alignez vos planètes : GEPP et objectifs d’entreprise

Première règle du club GEPP : votre stratégie doit être aussi bien alignée avec vos objectifs d’entreprise qu’un costume sur mesure. Sinon, c’est comme porter des tongs à un gala : ça fait tache.

Objectifs business : listez vos ambitions. Conquérir le monde ? Devenir le Uber de la vente de chaussettes ? Survivre jusqu’à Noël ? Tout est permis.
Traduction RH : transformez ces objectifs en besoins RH. Si vous voulez devenir le leader de la tech verte, il va falloir des ingénieurs qui savent coder en vert (métaphoriquement parlant, bien sûr).
Check de cohérence : assurez-vous que votre GEPP ne part pas en vrille. Si votre objectif est de réduire les coûts, un plan de formation digne d’Harvard Business School n’est peut-être pas la meilleure idée.

3.2 Prévoyez l’avenir : sans boule de cristal, promis

Être stratégique, c’est comme être météorologue : il faut prévoir l’avenir sans se planter (trop souvent). Voici comment faire :

Analyse des tendances : scrutez votre secteur comme un paparazzi scrute une célébrité. Quelles sont les compétences qui montent ? Celles qui tombent en désuétude plus vite qu’un téléphone des années 90 ?
Scénarios du futur : imaginez différents futurs possibles. Dans 5 ans, aurez-vous besoin d’experts en IA ou de spécialistes en communication par pigeon voyageur ? Préparez-vous aux deux, on ne sait jamais.
Plan B, C, et même Z : préparez des plans alternatifs. Parce que dans la vie, comme dans « Game of Thrones », les retournements de situation, ça existe.

3.3 Définissez vos axes stratégiques : sans vous prendre la tête

C’est le moment de choisir vos batailles. Vous ne pouvez pas tout faire (sauf si vous avez cloné vos employés, mais ça, c’est une autre histoire).

Recrutement futé : décidez si vous allez chasser les talents comme un lion dans la savane ou les cultiver en interne comme un jardinier zen.
Formation power : choisissez entre transformer vos employés en super-héros polyvalents ou en experts pointus d’un domaine précis.
Gestion des carrières : optez pour des parcours professionnels plus excitants qu’un épisode de votre série préférée.
Rétention des talents : trouvez comment garder vos pépites sans les menotter à leur bureau (c’est illégal, on vous rappelle).

3.4 Fixez des objectifs SMART : parce que les objectifs bêtes, ça ne marche pas

SMART, c’est l’acronyme magique qui transforme vos vœux pieux en plan d’action concret. C’est un peu comme transformer Cendrillon en business woman avant minuit.

Spécifique : plus précis qu’une recette de grand-mère.
Mesurable : si vous ne pouvez pas le mesurer, c’est que ça n’existe pas (ou que c’est de la magie, au choix).
Atteignable : soyez ambitieux, mais pas au point de vouloir apprendre à vos employés à voler.
Réaliste : en accord avec vos moyens. Non, acheter Google n’est pas un objectif réaliste pour votre PME.
Temporellement défini : avec une deadline, sinon c’est comme un régime qui commence « lundi prochain ».

3.5 Communiquez votre stratégie : sans endormir votre audience

Maintenant que vous avez concocté une stratégie GEPP plus solide que le café de la machine, il faut la partager. Et pas question de le faire via une note de service que personne ne lira.

Soyez clair : expliquez votre plan comme si vous parliez à un enfant de 5 ans (mais peut-être pas avec des crayons de couleur).
Soyez inspirant : vendez du rêve, mais pas trop. Promettez l’évolution, pas la lune.
Impliquez tout le monde : faites comprendre à chacun son rôle dans ce grand projet. Même Bernard de la compta a son importance (surtout Bernard, en fait).

4. Mettre en œuvre votre GEPP : ou comment passer de la théorie à la pratique sans perdre votre santé mentale

Félicitations ! Vous avez une stratégie GEPP qui claque. Maintenant, il est temps de retrousser vos manches et de la mettre en pratique. Ne vous inquiétez pas, c’est comme monter un meuble IKEA : avec les bons outils et un peu de patience, vous y arriverez (probablement avec moins de vis en trop).

4.1 Les outils de la GEPP : votre nouvelle boîte à jouets RH

Qui dit nouvelle stratégie, dit nouveaux jouets… euh, outils. Voici votre kit de survie GEPP :

Le référentiel de compétences : c’est comme le dictionnaire des super-pouvoirs de vos employés. Listez toutes les compétences nécessaires dans votre entreprise, des plus basiques (« sait allumer un ordinateur ») aux plus pointues (« peut coder en dormant »).
La matrice de polyvalence : imaginez un Tetris géant où chaque bloc est un employé et chaque ligne une compétence. Le but du jeu ? Remplir toutes les cases sans faire de trou.
Le plan de formation : c’est votre programme TV des formations, mais en plus utile et moins addictif que Netflix.
Les entretiens professionnels : comme un speed dating professionnel, mais sans le côté gênant et avec plus de perspectives d’avenir.

4.2 Recrutement 2.0 : dénicher les perles rares sans se ruiner en huîtres

Maintenant que vous savez ce dont vous avez besoin, il est temps d’aller à la pêche aux talents.

Définissez vos besoins : soyez précis. « Cherche génie polyvalent prêt à travailler pour des cacahuètes » n’est pas une offre d’emploi viable.
Sourcez malin : utilisez tous les canaux à votre disposition. LinkedIn, Indeed, le cousin de votre voisin… Soyez créatif, mais évitez les petites annonces sur les arbres du parc.
Processus de sélection : créez un parcours du combattant… euh, du candidat, qui teste vraiment les compétences dont vous avez besoin. Si vous cherchez quelqu’un capable de garder son calme sous pression, faites-lui résoudre un Rubik’s Cube pendant que vous jouez de la cornemuse.

4.3 Formation continue : transformez vos employés en Avengers des temps modernes

La formation, c’est comme un bon vin : indispensable et meilleur quand c’est régulier (mais avec modération, bien sûr).

Plan de formation individualisé : chaque employé est unique (même les jumeaux). Adaptez les formations à chacun.
Mix and match : combinez différentes méthodes. E-learning, présentiel, mentorat… Variez les plaisirs comme dans un buffet à volonté.
Évaluez l’impact : mesurez les résultats. Si après une formation en communication, vos employés communiquent encore par grognements, il y a peut-être un souci.

4.4 Gestion des carrières : ou comment éviter que vos talents ne s’enfuient plus vite que la vitesse de la lumière

Garder ses employés, c’est comme entretenir une plante : ça demande de l’attention, de la patience, et parfois un peu d’engrais (métaphoriquement parlant, bien sûr).

Parcours de carrière : dessinez des chemins d’évolution plus excitants qu’un jeu de plateau. Montrez à vos employés qu’ils peuvent gravir les échelons sans avoir besoin d’une échelle.
Mobilité interne : encouragez les mouvements internes. C’est comme un jeu de chaises musicales, mais où tout le monde gagne.
Reconnaissance : célébrez les réussites. Un simple « bravo » peut faire des miracles (mais les primes aussi, n’oubliez pas).

4.5 Suivi et ajustement : parce que même les meilleurs plans ont besoin d’un GPS

Votre GEPP est lancée, bravo ! Mais comme pour un long voyage, il faut régulièrement vérifier qu’on est sur la bonne route.

Tableaux de bord : créez des indicateurs plus utiles que le nombre de cafés consommés par jour. Turnover, taux de formation, satisfaction des employés… Surveillez tout ça comme le lait sur le feu.
Réunions de suivi : organisez des points réguliers. C’est comme une réunion Tupperware, mais pour parler compétences plutôt que boîtes en plastique.
Soyez agile : prêt à changer de cap si nécessaire. Si votre GEPP marche aussi bien qu’un canard boiteux, n’ayez pas peur de la revoir.

4.6 La cerise sur le gâteau GEPP : l’implication de tous

Une GEPP réussie, c’est comme une bonne fête : tout le monde doit participer (même Bernard de la compta, on insiste).

Communiquez : parlez de votre GEPP plus souvent que de la météo. Assurez-vous que tout le monde comprenne son importance.
Formez vos managers : transformez-les en champions de la GEPP. Ils doivent en parler avec autant d’enthousiasme que d’un nouvel épisode de leur série préférée.
Écoutez les retours : soyez à l’écoute. Si vos employés vous disent que votre GEPP est aussi agréable qu’un pull qui gratte, il est temps de l’ajuster.

5. Mesurer le succès de votre GEPP : ou comment prouver que vous n’avez pas fait tout ça pour des prunes

Vous y êtes ! Votre GEPP est en place, vos employés ne vous regardent plus comme si vous parliez une langue étrangère quand vous mentionnez le mot « compétences », et vous avez l’impression que quelque chose a changé. Mais comment être sûr que ce n’est pas juste l’effet du nouveau café de la machine ? voici comment mesurer concrètement le succès de votre GEPP (et impressionner votre boss au passage).

5.1 Les indicateurs clés : votre nouveau tableau de bord

Comme pour une voiture de course, il vous faut un tableau de bord pour piloter votre GEPP. voici les compteurs à surveiller :

Taux de turnover : si vos employés ne fuient plus comme si le bâtiment était en feu, c’est bon signe.
Taux de mobilité interne : mesurez si vos employés bougent dans l’entreprise ou s’ils sont plus statiques que des nains de jardin.
Taux de formation : vérifiez que vos collaborateurs apprennent plus souvent qu’une fois tous les 36 du mois.
Taux de couverture des compétences critiques : assurez-vous que vous avez toutes les compétences nécessaires pour ne pas vous retrouver comme un plombier sans clé à molette.
Délai de recrutement : si vous mettez moins de temps à recruter qu’à commander et recevoir un canapé sur internet, vous êtes sur la bonne voie.

5.2 L’analyse qualitative : parce que les chiffres ne disent pas tout

Les chiffres c’est bien, mais parfois il faut gratter sous la surface, comme pour une bonne enquête policière (sans le trench-coat et le chapeau, quoique…).

Enquêtes de satisfaction : demandez à vos employés s’ils sont heureux. mais évitez les questions du type « sur une échelle de 1 à 10, à quel point aimez-vous votre travail ? », à moins que vous ne vouliez des réponses aussi sincères qu’un politique en campagne.
Entretiens individuels : discutez avec vos employés. c’est comme du speed dating professionnel, mais sans le côté gênant et avec plus de café.
Analyse des retours clients : si vos clients sont moins grognons qu’avant, c’est peut-être que vos employés sont plus compétents (ou qu’ils ont appris à raccrocher poliment au nez des râleurs).

5.3 Le ROI de la GEPP : ou comment justifier vos dépenses auprès du service financier

Ah, le retour sur investissement ! ces trois petites lettres qui font briller les yeux des financiers et trembler les genoux des RH. voici comment prouver que votre GEPP vaut son pesant d’or :

Coûts évités : calculez combien vous avez économisé en évitant des recrutements externes coûteux ou des erreurs de casting.
Gains de productivité : mesurez l’augmentation de la productivité. si vos employés sont devenus aussi efficaces que des robots (mais en plus sympa), vous êtes sur la bonne voie.
Impact sur le chiffre d’affaires : liez les compétences développées à l’évolution du chiffre d’affaires. c’est un peu comme relier les points dans un dessin d’enfant, mais en version business.

5.4 Benchmarking : ou comment se comparer sans complexe

Comparez-vous aux autres, mais sans tomber dans la jalousie maladive. c’est comme regarder le Instagram de vos concurrents, mais en version professionnelle.

Normes sectorielles : cherchez les standards de votre industrie. si vous êtes au-dessus, faites le paon. si vous êtes en dessous, dites que vous êtes en phase de « croissance ».
Best practices : inspirez-vous des meilleurs, comme un chef qui recopierait les recettes de grands restaurants (mais légalement, on insiste).

5.5 L’amélioration continue : parce que la perfection n’existe pas (sauf dans les publicités pour le dentifrice)

Votre GEPP n’est pas figée dans le marbre. elle doit évoluer comme une bonne série TV : toujours se renouveler pour garder son public en haleine.

Revues périodiques : faites le point régulièrement. c’est comme un contrôle technique, mais pour votre GEPP.
Ajustements : soyez prêt à changer ce qui ne fonctionne pas. si votre GEPP était un plat, n’hésitez pas à ajuster la recette.
Veille : restez à l’affût des nouvelles tendances. le monde change plus vite qu’un ado sur TikTok, votre GEPP doit suivre le rythme.

5.6 Communiquer sur les résultats : ou comment se la péter en toute légitimité

Une GEPP réussie, c’est bien. le faire savoir, c’est mieux. voici comment briller en société (professionnelle) :

Rapports internes : partagez vos succès en interne. c’est comme poster vos exploits sur les réseaux sociaux, mais pour votre entreprise.
Communication externe : si vos résultats sont bons, faites-le savoir. c’est comme avoir une belle voiture : si vous l’avez, autant la montrer (avec classe, bien sûr).
Reconnaissance : n’oubliez pas de féliciter tous ceux qui ont contribué au succès. distribuez les bons points comme des bonbons à Halloween.

Conclusion : votre PME est maintenant prête à conquérir le monde (ou au moins à mieux gérer ses talents)

Félicitations, cher lecteur intrépide ! vous avez survécu à ce guide de la GEPP pour PME. si vous êtes arrivé jusqu’ici sans vous arracher les cheveux (ceux qui vous restent), c’est que vous êtes prêt à révolutionner la gestion des talents dans votre entreprise.

Récapitulons ce que nous avons appris dans cette épopée GEPPesque :

la GEPP, ce n’est pas qu’un autre acronyme RH pour frimer en soirée. c’est votre arme secrète pour transformer votre PME en machine bien huilée (et non, on ne parle pas de la machine à café).
faire l’état des lieux de votre entreprise, c’est comme faire un grand ménage de printemps : c’est pénible sur le moment, mais tellement satisfaisant après.
définir une stratégie GEPP, c’est comme planifier un voyage : mieux vaut savoir où on va avant de partir (sauf si vous aimez vous perdre, bien sûr).
mettre en œuvre votre GEPP, c’est un peu comme élever des enfants : ça demande de la patience, de l’attention et parfois un petit verre de vin (après le travail, évidemment).
mesurer le succès de votre GEPP, c’est comme peser vos légumes au marché : assurez-vous d’avoir le bon outil de mesure, sinon vous risquez de payer

GEPP efficace pour PME : les étapes clés de la mise en place